4 největší výhody automatizace v HR

Najít a udržet si kvalitní zaměstnance je v dnešní době rozhodujícím faktorem pro budoucnost firmy. Pro podporu prosperity společnosti je nezbytné, aby byl tým co nejefektivnější a mohl se soustředit na to nejdůležitější – a to jsou talenty. Mnoho náborářů však stále ztrácí drahocenný čas manuálními personálními procesy, které jsou pro personální oddělení časově náročné.

91 % náborářů v průzkumu uvedlo, že tráví příliš mnoho času administrativními úkoly, a 93 % se domnívá, že omezení všedních úkolů by jim pomohlo více využívat a rozvíjet svou kreativitu.

Nástrojem, který stále více firem využívá jako řešení této problematické situace, je automatizace co největšího počtu rutinních procesů. Stačí si pořídit software a umělá inteligence se o mnoho procesů postará za vás.

Procesem v oblasti lidských zdrojů, který je dnes již téměř plně automatizován, je například tvorba výplatních pásek a správa plateb. Automatizace je nástrojem, který zajistí, že administrativní pracovník nebude trávit týdny samostatnými výpočty, zpracováváním dokumentů a rozesíláním mezd tisícům zaměstnanců zvlášť. Naopak mezi HR procesy, kterých se automatizace zatím dotkla jen málo, patří například nástup zaměstnanců nebo správa odměňování zaměstnanců.

Software pro automatizaci náboru lidských zdrojů velmi usnadňuje a zefektivňuje získávání talentů tím, že automatizuje proces vyhledávání kvalifikovaných kandidátů ve všech aspektech.

1. Méně administrativy – více skutečného náboru

Podle průzkumu společnosti CareerBuilder náboráři, kteří dosud nepoužívají automatizované procesy, stráví v průměru až 14 hodin týdně manuálními administrativními úkony souvisejícími s výběrovým řízením. Tyto časově náročné úkoly snižují efektivitu personálních oddělení a okrádají personalisty o čas, který by podle svých slov rádi věnovali podrobnějším pohovorům s kandidáty, vzdělávání, navazování nových kontaktů v oblasti lidských zdrojů nebo sledování trendů v oblasti lidských zdrojů a zdokonalování náborové strategie.

Zavedení HR softwaru, který umožňuje automatizaci procesů, snižuje složitost, a tím urychluje řadu procesů. Z toho nepochybně vyplývá, že největším přínosem automatizace personálních procesů je obrovská úspora času.

Vytvoření databáze i bez náboráře

Některé HR softwary obsahují také tzv. parser životopisu – funkci umělé inteligence pro zpracování životopisu, která dokáže zpracovat životopis uchazeče v různé míře v závislosti na typu softwaru. Hodiny ručního zadávání údajů o uchazečích do tabulek tak může software zvládnout v neuvěřitelně krátkém čase.

Například parser životopisů HR softwaru RECRU dokáže rozpoznat životopis příchozího kandidáta přímo ve schránce, „přečíst“ jej, kategorizovat jeho obsah a přidat takto přehledně vytvořený profil kandidáta do vaší databáze. Nejlepší na tom je, že celý tento proces probíhá bez přítomnosti náboráře a trvá méně než sekundu.

Zjednodušení onboardingu

Zejména při nástupu zaměstnanců jsou náboráři zavaleni množstvím manuální práce – nahrávání dat do tabulek, třídění dokumentů, kontrola informací a další rutinně se opakující úkony brání hladkému chodu personálních oddělení. Nemluvě o spoustě smluv, schválení GDPR, úředních certifikátů, zdravotních osvědčení a mnoha dalších. Některé dnešní HR softwary jsou již dostatečně sofistikované na to, aby vám pomohly zpracovat tyto dokumenty během několika minut, nebo vás dokonce upozornily například na končící platnost souhlasů GDPR. Automatizací těchto procesů by mnozí náboráři získali nejen čas, ale také více místa v kanceláři po zbytečných kartotékách a úsporou papíru by přispěli ke zdraví planety.

Automatizovaný onboarding má také další výhodu. Pro zajímavost, podle iCIMS je fluktuace u nových zaměstnanců, jejichž nástup byl prováděn ručně, třikrát vyšší než u těch, kteří komunikovali prostřednictvím automatizovaných systémů. Podle této společnosti snižuje automatizace lidských zdrojů náklady na nástup do zaměstnání o více než 80 %. Vzhledem k míře úbytku zaměstnanců a nákladům na samotný manuální nástup do zaměstnání je investice do automatizovaných HR systémů jasnou výhrou.

2. Více kvalitních kandidátů ihned

Podniky potřebují na obsazení volného pracovního místa v průměru 28 dní, přičemž nejobtížnější a časově nejnáročnější je najít a posoudit nejkvalifikovanější kandidáty. Právě toto zachování konkurenceschopnosti v podobě rychlého nalezení kvalitních kandidátů může automatizace také pokrýt.

Umělá inteligence může již dnes urychlit proces výběru tím, že poskytne užší seznam vhodných kandidátů. Tato schopnost se označuje také termínem prediktivní analýza nebo prediktivní výběr, který náborářům umožňuje okamžitě získat z celé databáze nejlepší kandidáty na obsazovanou pozici bez nutnosti ručního třídění životopisů. Software dokáže vypočítat bodové hodnocení uchazeče na základě důkladné analýzy obsahu životopisů uchazečů a jejich porovnání na základě zadaných kritérií pro obsazovanou pozici. Kromě toho takový systém podporuje spravedlivý náborový proces tím, že eliminuje neúmyslné předsudky a umožňuje společnostem zaměřit se více na kvalifikaci uchazečů.

Díky prediktivnímu výběru mohou náboráři rychleji identifikovat kvalitní kandidáty a ušetřit až 75 % svého času. Tato sofistikovaná funkce má obrovský potenciál a je stále více ceněna, zejména při náboru velkého počtu uchazečů.

3. Dokonalá týmová spolupráce – rychlejší výběrové řízení

Klíčovým faktorem pro hladký chod personálního oddělení a jeho výsledky jsou dobré vztahy mezi členy týmu, vhodná rovnováha rolí, časové řízení přidělených úkolů a dostatečná motivace jednotlivců. Dosažení této synergie je založeno na základech rychlé vzájemné komunikace, a tedy rychlé informovanosti členů a následně efektivnějším plánování jednotlivých úkolů.

Automatizace lidských zdrojů zvyšuje nejen produktivitu jednotlivců, ale zejména celých týmů. Na předních příčkách mezi dnešními automatizačními systémy je především cloudový HR software. Nevyžaduje nic víc než přístup k internetu a usnadňuje spolupráci mezi členy týmu tím, že jim umožňuje sledovat změny nebo je vytvářet současně. Zajišťuje tak dokonalou informovanost o dění ve výběrovém řízení, o uchazečích v databázi, snižuje chybovost a urychluje ověřování a vyhledávání informací, což urychluje plnění jednotlivých úkolů a v konečném důsledku i celý výběrový proces.

Některé propracovanější HR softwary obsahují také funkce, které umožňují spravovat i systém odměn, plánovat jednotlivé úkoly nebo sdílet s kolegy nejnovější změny a oznámení, a to vše pod jednou střechou. Díky takovému automatizovanému řešení nezapomenete na termíny pohovorů, teambuildingů nebo jiných akcí, jako jsou dovolené kolegů, což také přispěje k udržení pohodové pracovní kultury. A to vše díky síle automatizace.

4. Vyšší prosperita společnosti na základě přesných čísel

Fráze „co je na papíře, to se počítá“ má své nedostatky. Zejména ve světě lidských zdrojů, kde se přehled o všem ztrácí v každodenních hromadách papírů, které vznikají během několika sekund. Zejména v případě velkých náborových procesů. Budoucnost personalistiky je bez papíru – přesnější, rychlejší a méně náchylná k chybám.

Díky nižší chybovosti je bezpapírový systém o to více ceněn, zejména pokud jde o vytváření statistik a výkazů, které jsou odrazovým prvkem při hodnocení dobrého fungování personálního oddělení nebo celé společnosti. Díky automatizovanému HR softwaru, který zahrnuje i tvorbu podrobných statistik, získáte dokonalý přehled o silných a slabých stránkách vaší společnosti. Díky manuálním postupům a nepřesným odhadům jsou taková hodnocení stěží spolehlivá. To, co je na papíře, se sice sčítá, ale jen pokud se na to nezapomíná. Automatizace tvorby statistik vám umožní kontrolovat veškeré personální oddělení na jednom místě, vyhodnocovat reálná a přesná data v krátkém čase a snadno identifikovat potřeby vaší společnosti, které jsou základem pro zvýšení prosperity.

Automatizace je výhodná i z hlediska bezpečnosti citlivých informací, se kterými se pracuje, ať už při nástupu, výstupu, nebo například při hodnocení úspěchů a zisků společnosti. Tyto personální systémy uchovávají data v bezpečí a jsou přístupné pouze osobám, které mají oprávnění k jejich prohlížení.

Automatizace lidských zdrojů – jasná výhra

Umělá inteligence je běžnou součástí každodenního života a stále více dominuje světu lidských zdrojů. Stále však existují lidé, kteří se této změny obávají. Až 35 % náborářů je nervózních z představy, že jejich práci převezme robot. Málokdo si však uvědomuje, že automatizace je součástí jejich práce již řadu let. Není se čeho obávat. Umělá inteligence v oblasti lidských zdrojů pravděpodobně nikdy nebude schopna zcela nahradit lidský faktor, protože hraje nezastupitelnou roli při utváření firemní kultury, zajišťuje zaměstnancům pohodu v pracovním prostředí, zvyšuje odbornost na pracovišti a umožňuje spolupráci s ostatními členy při dosahování cílů. Ve srovnání s neživými pomocníky je mohou poskytnout pouze lidé, kteří jsou schopni přizpůsobit své chování a vhodně reagovat i bez naučených vzorců chování.

Automatizace v oblasti lidských zdrojů však může tuto práci neuvěřitelně usnadnit. HR software založený na automatizaci jednoznačně zaručuje zjednodušení a zrychlení procesů, zvýšení produktivity, snížení chybovosti, snížení nákladů, zvýšení přehlednosti a celkové zvýšení kvality práce a výběrových řízení.