5 tipů pro automatizaci
v komunikaci s kandidáty

Hledání práce stojí uchazeče nemalé množství času a energie. Je proto fér, když se jim odměna za tuto investici dostaví v podobě promptního a vstřícného přístupu ze strany personalisty. Správná komunikace je základem pro budování důvěry, transparentnosti a loajality. Když kandidáti cítí, že jsou informováni a respektováni, zvyšuje to jejich spokojenost a motivaci. Kdo však někdy pracoval v recruitingu, ví, že ozvat se vždy každému kandidátovi včas, vůbec nemusí být tak snadné. Důležitou roli může ale hrát automatizace.

Automatizace v komunikaci vám pomůže zvýšit efektivitu týmu a obsadit volné pracovní pozice rychleji a jednodušeji. Je však důležité najít správnou rovnováhu mezi digitalizovanými procesy a individuální péčí o kandidáty. V následujících řádcích se podíváme na několik tipů pro efektivní využití automatizace v recruitingu.

1. Identifikujte, které kroky zautomatizovat

Začněte tím, že si zmapujete celý výběrový proces. Posviťte si na opakující se procesy, které vám zabírají spoustu času. Ve kterých krocích vám automatizace pomůže zvýšit efektivitu a docílit pozitivní zkušenosti kandidátů? Může se jednat například o tyto úkoly:

• potvrzující emaily o přijetí reakce: automatické odpovědi ujistí kandidáta, že jeho podklady byly přijaty a jsou v procesu,
• notifikace: připomínky o blížícím se termínu pohovoru či žádosti o prodloužení GDPR souhlasu,
• testy a úkoly: pokud váš výběrový proces zahrnuje testování kandidátů, testy můžete odeslat kandidátům automaticky po přijetí reakce, případně i využít automatizaci na zpracování odpovědí,
• follow-up emaily: připomínky nebo děkovné emaily po pohovorech, které udržují komunikaci na vysoké úrovni,
• blahopřání k narozeninám: pokud kandidát uvedl v životopisu i své datum narození, s automatizovanými řešeními si umíte nastavit i odeslání narozeninového emailu na základě vaší šablony.

Automatizací těchto úkolů můžete snížit zátěž na personalisty a zajistit, že kandidáti dostanou vždy promptní odpověď. Každý výběrový proces však zahrnuje momenty, kdy osobní kontakt personalisty hrají zásadní roli. Například první telefonické nebo osobní pohovory jsou klíčové pro budování vztahu s kandidátem a detailní porozumění jeho zkušeností a očekávání. Zadefinujte si proto i fáze, u kterých je individuální přístup klíčový a přílišná automatizace by mohla kandidáty spíše odradit.

2. Přizpůsobte komunikaci na míru

Vyhněte se příliš generickým zprávám. Přizpůsobte si emailové šablony tak, aby zahrnovaly i konkrétní údaje, jako například jméno kandidáta, název pozice či jiné specifické detaily. Moderní nástroje umožňují použití zaměnitelných tagů, které tyto údaje automaticky vloží do šablon, čímž šetří čas a snižují riziko chyb.

Je také důležité přizpůsobit tón a styl komunikace kultuře vaší firmy. Pokud je vaše společnost známá svým neformálním a přátelským přístupem, měly by to odrážet i zprávy kandidátům. Tímto způsobem nabídnete konzistentní zkušenost od prvního kontaktu až po finální rozhodnutí.

3. Požádejte o zpětnou vazbu

Začleňte do výběrového procesu žádost o zpětnou vazbu kandidátů. Na základě jejich feedbacku přizpůsobte strategie automatizace tak, aby vyhovovaly očekáváním kandidátů. Čekají příliš dlouho, než se jim ozvete? Nastavte si například automatické notifikace, které vás upozorní na všechny kandidáty, které jste ještě nekontaktovali.

Zpětná vazba od kandidátů vám poskytne cenné informace o tom, co v procesu funguje a co je třeba zlepšit. Můžete identifikovat oblasti, kde je třeba zrychlit komunikaci nebo zlepšit kvalitu informací, které kandidáti dostávají. Tak budete schopni neustále zlepšovat vaše procesy a zajistit, že automatizace skutečně přispívá k lepší zkušenosti kandidátů.

4. Využijte správných nástrojů

Automatizovat komunikaci s kandidáty lze pomocí různých softwarových řešení. Mnozí personalisté spoléhají na ATS (Applicant Tracking System) nástroj, který slouží k evidenci kandidátů a komplexní správu výběrových procesů. Takový systém nabízí například možnost zasílat hromadné emaily či SMS zprávy pomocí šablon.

S ATS řešením RECRU si navíc umíte nastavit automatické akce na míru. Jelikož nábor má v každé firmě svá specifika, systém vám umožňuje definovat vlastní podmínky pro spuštění automatizace, a to například automatické emaily po přesunu kandidáta do některé fáze výběrového procesu, automatické odeslání dotazníku po reakci na váš inzerát či automatické notifikace po uplynutí GDPR souhlasu kandidátů.

5. Nezapomínejte na lidský přístup

Automatizace by v recruitingu nikdy neměla zcela nahradit lidskou interakci. U náročnějších úkolů, jako je vedení pohovorů nebo poskytování zpětné vazby, vsaďte na co nejvíce osobní přístup. Automatizací rutinních úkolů však získáte mnohem více času na budování vztahů a důvěry ze strany kandidátů.

Lidský přístup je a vždy bude ústřední součástí candidate experience. Ale znalost toho, kdy automatizovat komunikaci, vám však může přinést dokonalou rovnováhu mezi osobním přístupem a bleskovými reakčními časy. Kombinací těchto dvou prvků zanecháte skvělý dojem na kandidáty a přilákáte ty nejlepší talenty.

Zajímavou vás konkrétní příklady využití automatizace v praxi? Podívejte se na náš webinář, ve kterém na toto téma diskutoval Co-Founder RECRU Slavko Fulek s odborníky z firem jako VÚB banka, YD Capital a Stell+ERP.