TUOCON zkrátil čas potřebný pro administrativu o 30 % s RECRU

Tuocon Oy je finská personální společnost, která se těší úspěchu díky kombinaci odborných znalostí a prvotřídních služeb zákazníkům. Členové Tuocon týmu jsou hrdí na své vztahy se zákazníky a zakládají si na upřímnosti a odborných zkušenostech.

Tým společnosti TUOCON, která se specializuje na služby Headhunting a Business Coaching, si plně uvědomuje, že technologie a nábor zaměstnanců jdou ruku v ruce. S cílem snadno monitorovat všechny informace o kandidátech a automatizovat repetitivní úkoly se recruiteři společnosti rozloučili s Excel tabulkami a začali se poohlížet po ATS řešení (Applicant Tracking System).

Tým společnosti však stál před nelehkým úkolem, jelikož hledali platformu optimalizovanou pro potřeby headhuntingu. A to zdaleka nebylo jednoduché. „Většině ATS produktů chyběly funkce, které jsme potřebovali, přičemž neposkytovali žádný prostor pro změny. Když jsme oslovili tým RECRU, byli připraveni vyslechnout naše požadavky a přizpůsobit řešení našemu způsobu práce,“ potvrzuje výkonná ředitelka společnosti TUOCON Johanna Eskola. Jednoduchý a logicky design, jakož i ochota přizpůsobit systém na míru se staly hlavními důvody, proč se společnost TUOCON rozhodla implementovat RECRU. Po více než dvou letech používání tohoto nástroje si Johanna neumí představit práci bez RECRU: „ATS hraje v našem podnikání velmi důležitou roli. Díky RECRU máme všechny informace na jednom místě, umíme efektivně spolupracovat a poskytujeme našim kandidátům a klientům mnohem lepší zkušenost s naší společností.“

Jednoduché sdílení dat s klienty

Pro společnosti zaměřené na služby Headhunting a Executive Search je důležité budovat, udržovat a rozvíjet vztahy s klienty. Na navázání dlouhodobých partnerství věnují personalisté spoustu času tomu, aby plně pochopili obchodní potřeby či organizační kulturu klienta.

Ve společnosti TUOCON se náborový tým zaměřuje na více než jen na hledání ideálních kandidátů na volné pozice. Aby poskytovaly prvotřídní služby, dbají na to, aby byli klienti dokonale informováni o průběhu celého procesu. TUOCON proto spoléhá na RECRU klientský portál, který umožňuje automatizaci sdílení údajů s klienty. V tomto jedinečném rozhraní si klienti umí jednoduše prohlížet životopisy či jiné soubory, přidávat poznámky a schvalovat či zamítat kandidáty. Namísto toho, aby se životopisy ztrácely v množství e-mailů, si mohou klienti snadno zobrazit všechna data, ke kterým jim náborový tým povolí přístup.

Podle konzultanta společnosti TUOCON Aska Johansona spočívá hlavní přínos klientského portálu v zajištění transparentnosti: „Klientský portál považujeme za jednu z nejdůležitějších funkcí RECRU, protože díky němu je náš proces pro klienty transparentnější,“ zdůrazňuje. „Pozitivní zpětnou vazbu jsme získali i od našich klientů. Klientský portál považují za intuitivní a jednoduchý,“ dodává Asko. Výkonná ředitelka společnosti TUOCON Johanna vystihla výhody této funkcionality těmito slovy: „Klientský portál v RECRU nám umožňuje prezentovat se před klienty profesionálním způsobem.“

Efektivní nábor na Linkedine

S více než půl miliardou členů je LinkedIn tím správným místem pro hledání špičkových kandidátů. Asko nám v rozhovoru prozradil, že tato sociální síť patří k základním náborovým nástrojům společnosti. TUOCON však nábor přes sociální sítě posouvá ještě o krok dále.

Ke zvýšení efektivity týmu využívá společnost funkcionalitu LinkedIn pluginu. Toto jedinečné rozšíření prohlížeče jim umožňuje přímo v rozhraní sociální sítě zjistit, jestli se profil na LinkedInu hodí na jejich volné pracovní pozice. Bez nutnosti přepínat mezi kartami prohlížeče dokážou jedním klikem přidávat profily do své RECRU databáze. Automaticky se zároveň načítají i relevantní údaje z profilu, a to pomocí CV parseru, který funguje na bázi umělé inteligence. Systém navíc automaticky porovnává dovednosti kandidátů s výběrovými kritérii, na základě čehož vypočítává procento vhodnosti na aktuální volné pozice. Kdykoli se personalista vrátí k profilu na Linkedine, okamžitě se mu zobrazí historie komunikace, seznam aktivních výběrových řízení, jakož i poznámky přidané náborovým týmem – to vše přímo v rozhraní LinkedIn. „LinkedIn plugin je funkce, kterou využíváme denně. Umožňuje nám šetřit čas, vyhnout se duplicitním záznamům a sledovat údaje o kandidátech, aniž bychom museli přepínat mezi okny prohlížeče,“ vysvětluje Asko.

Skvělý první dojem kandidátů

Pohovor je jedním z nejdůležitějších milníků na cestě uchazeče k novému zaměstnání. To, jaký dojem nabude kandidát během pohovoru, může mít velký vliv na jeho rozhodnutí přijmout pracovní nabídku. Členové TUOCON týmu se proto snaží vytvořit pozitivní zážitek z pohovoru, v čemž jim pomáhají i moderní technologie.

Aby zvládli každý jeden pohovor skutečně profesionálně, spoléhají na RECRU dotazníky pohovoru. Pro každé výběrové řízení si umí nastavit personalizovanou strukturu pohovoru se sadou otázek pro kandidáty. Během pohovoru si personalista jednoduše otevře tento digitalizovaný dotazník, díky kterému nikdy neztratí přehled o struktuře schůzky. Namísto zapisování odpovědí kandidátů na archy papíru nebo do wordových dokumentů se všechny poznámky z pohovoru ukládají přímo v ATS systému. Přehledný výstup z pohovoru je okamžitě k dispozici v profilech kandidátů a je snadno přístupný celému náborovému týmu. Kandidáti tak odcházejí z pohovoru s dojmem, že společnost má organizovaný a profesionální tým, a je pravděpodobné, že se o tuto pozitivní zkušenost podělí se svými známými.

Kromě uvedených funkcí využívá TUOCON i možnost publikování pracovních nabídek na více pracovních portálech z jednoho místa, pokročilé vyhledávání, funkcionalitu pipeline, automatizovanou správu GDPR, API napojení a mnohem více. Na spolupráci s RECRU si Asko cení především aktivní podpory týmu: „Tým zákaznické podpory je vstřícný a reaguje velmi rychle. Těší nás možnost pravidelných online setkání s týmem RECRU, na kterých prezentujeme naši zpětnou vazbu a dostáváme i užitečné návrhy, jak co nejlépe využít funkcí systému.“ Na závěr dodává: „Funkce RECRU nám pomáhají zaměřit se na nejkvalitnější kandidáty a zkrátit čas potřebný na administrativu o 30 %.“