4 najväčšie benefity automatizácie v HR

Nájdenie a udržanie kvalitných zamestnancov je v tejto dobe rozhodujúcim faktorom pre budúcnosť firmy. Pre podporu prosperity spoločnosti je nevyhnutné čo najviac zvýšiť efektivitu práce tímu tak, aby sa sa mohol sústrediť najmä na to najdôležitejšie – a to na talenty. Mnoho recruiterov však stále stráca drahocenný čas manuálnymi HR procesmi, ktoré predstavujú pre personálne oddelenie časovú záťaž.

91% opýtaných recruiterov tvrdí, že trávia príliš veľa času administratívnymi úlohami a 93% je presvedčených, že redukcia všedných úloh by im pomohla viac využívať a rozvíjať kreativitu.

Nástroj, ktorý využíva čím ďalej, tým viac spoločností ako riešenie tejto problematickej situácie je automatizácia čo najväčšieho množstva rutinných procesov. Stačí si zaobstarať softvér a o mnoho procesov sa už namiesto vás postará sila umelej inteligencie.

HR procesom, ktorý je už dnes takmer plne automatizovaný je napríklad vytváranie výplatných pások a správa platieb. Práve automatizácia je nástrojom, vďaka ktorému administratívny pracovník nestrávi týždne osobitným kalkulovaním, spracovaním dokumentov a osobitným rozposielaním výplat tisíckam zamestnancom. Naopak, medzi HR procesy, ktoré automatizácia zasiahla zatiaľ len veľmi málo patrí napríklad onboarding zamestnancov či spravovanie odmeňovania zamestnancov.

HR softvéry na automatizáciu náboru mimoriadne uľahčujú a zefektívňujú úlohu získavania talentov tým, že automatizujú proces vyhľadávania kvalifikovaných kandidátov po každej stránke.

1. Menej administratívy – viac ozajstného recruitingu

Podľa prieskumu CareerBuilder strávia recruiteri, ktorí zatiaľ nevyužívajú automatizované procesy v priemere až 14 hodín týždenne plnením manuálnych administratívnych úloh súvisiacich s výberovým procesom. Tieto časovo náročné úlohy znižujú efektivitu práce HR oddelení a oberajú recruiterov o čas, ktorý by podľa ich slov radi venovali detailnejším pohovorom s kandidátmi, vzdelávaniu, nadväzovaniu nových kontaktov v HR odvetví či sledovaniu HR trendov a vylepšovaniu náborovej stratégie.

Zavedenie HR softvéru umožňujúceho automatizáciu procesov znižuje zložitosť, a tým urýchľuje množstvo procesov. Z toho nepochybne vyplýva, že najväčším benefitom automatizácie procesov v HR je najmä veľká úspora času.

Budovanie databázy aj bez prítomnosti recruitera

Súčasťou niektorých HR softvérov je aj tzv. CV parser – funkcionalita umelej inteligencie na spracovanie životopisov, ktorá dokáže spracovať CV kandidáta v rôznej miere v závislosti od typu softvéru. Hodinové manuálne vkladanie údajov o kandidátoch do tabuliek tak zvládne softvér za neuveriteľne krátky čas.

Napríklad CV parser HR softvéru RECRU je schopný rozoznať priamo v mailboxe prichádzajúce CV kandidáta, „prečítať ho“, jeho obsah roztriediť do kategórií a pridať takýto prehľadne vytvorený profil kandidáta do vašej databázy. Najlepšie na tom je, že celý tento proces prebieha aj bez prítomnosti recruitera a trvá necelú sekundu.

Zjednodušenie onboardingu

Najmä pri nástupe zamestnancov sú recruiteri zaplavení hŕbou manuálnej práce – nahadzovanie údajov do tabuliek, triedenie dokumentov, kontrola informácií a iné rutinne sa opakujúce úlohy brzdia plynulý chod personálnych oddelení. Nehovoriac o tonách zmlúv, súhlasov GDPR, úradných potvrdení, zdravotných osvedčení a mnoho ďalšieho. Niektoré dnešné HR softvéry sú už natoľko sofistikované, že vám tieto dokumenty pomôžu spracovať za pár minút, či dokonca napríklad upozorniť na končiacu dobu platnosti súhlasov GDPR. Automatizovaním týchto procesov by mnoho recruiterov získalo nielen čas, ale aj väčší priestor v kancelárii po nepotrebnej kartotéke a prispelo by k zdraviu planéty úsporou papiera.

Automatizovaný onboarding má aj ďalšiu výhodu. Pre zaujímavosť – podľa spoločnosti iCIMS je fluktuácia u nových zamestnancov, ktorých onboarding bol vykonaný manuálne 3x vyššia v porovnaní s tými, ktorí komunikovali prostredníctvom automatizovaných systémov. Podľa tejto spoločnosti automatizácia HR znižuje náklady na onboarding až o viac ako 80%. Už len vzhľadom na mieru úbytku zamestnancov a náklady na manuálne prijímanie zamestnancov je investícia do automatizovaných HR systémov jasnou výhrou.

2. Viac kvalitných kandidátov okamžite

Spoločnostiam trvá v priemere 28 dní, kým obsadia voľné pracovné miesto, pričom najťažšou a časovo najnáročnejšou výzvou je nájsť a hodnotením vytriediť čo najkvalifikovanejších kandidátov. Práve takéto zachovanie konkurencieschopnosti vo forme rýchleho nájdenia kvalitných kandidátov vie automatizácia zastrešiť taktiež.

Dnes už vie umelá inteligencia urýchliť výberový proces poskytnutím užšieho výberu vhodných kandidátov. Táto schopnosť sa označuje aj termínom prediktívna analýza alebo prediktívna selekcia, vďaka ktorej recruiteri okamžite bez nutnosti manuálneho triedenia životopisov získajú pre obsadzovanú pozíciu tých najlepších kandidátov z celej databázy. Hodnotenie kandidáta dokáže softvér vypočítať vďaka dôkladnej analýze obsahu CV kandidátov a ich porovnaniu na základe zadaných kritérií pre obsadzovanú pozíciu. Takýto systém navyše podporuje spravodlivý proces náboru tým, že eliminuje neúmyselnú zaujatosť a umožňuje sa spoločnostiam viac zamerať na kvalifikáciu kandidátov.

Vďaka prediktívnej selekcii dokážu recruiteri rýchlejšie identifikovať kvalitných kandidátov a ušetriť až 75% času. Táto sofistikovaná funkcia má obrovský potenciál a je stále viac cenená najmä pri náboroch s veľkým množstvom uchádzačov.

3. Dokonalá spolupráca tímu – rýchlejší výberový proces

Dobré vzťahy medzi členmi tímu, primeraná vyváženosť rolí, časový manažment pridelených úloh a dostatočná motivácia jednotlivcov je kľúčový faktorom pre plynulý chod HR oddelenia a jeho výsledkov. Dosiahnutie takejto súhry stojí na základoch rýchlej vzájomnej komunikácie, a teda promptnej informovanosti členov a následne efektívnejšom rozvrhnutí jednotlivých úloh.

Automatizácia HR zvyšuje nielen produktivitu jednotlivca, ale najmä celých tímov. Prvé priečky medzi dnešnými automatizačnými systémami patria hlavne cloudovým HR softvérom. Okrem prístupu na internet nevyžadujú nič iné a uľahčujú spoluprácu členom tímu tak, že im súčasne umožňujú prístup k sledovaniu zmien či k ich vytváraniu. Zabezpečujú tak dokonalú informovanosť o dianí vo výberovom procese, kandidátoch v databáze, znižujú chybovosť a urýchľujú overovanie a hľadanie informácií, čo urýchľuje vykonávanie jednotlivých úloh a v konečnom dôsledku celý výberový proces.

Súčasťou niektorých sofistikovanejších HR softvérov sú aj funkcie, vďaka ktorým viete pod jednou strechou spravovať dokonca aj systém odmien, plánovať jednotlivé úlohy či zdieľať so svojimi kolegami aktuálne zmeny a oznamy. S takýmto automatizovaným riešením nezabudnete ani na termíny pohovorov, teambuildingov, či iných udalostí ako sú napríklad aj sviatky kolegov, vďaka čomu prispejete aj k udržiavaniu pohodovej pracovnej kultúry. A to všetko vďaka sile automatizácie.

4. Vyššia prosperita firmy založená na presných číslach

Fráza „čo je na papieri, to sa ráta“ má svoje nedostatky. Hlavne vo svete HR, kde sa prehľad o všetkom stráca v denne vyprodukovaných hŕbach papierov do niekoľkých sekúnd. Obzvlášť pri veľkých náboroch. Budúcnosť HR je v bezpapierovom systéme – presnejšom, rýchlejšie spracovateľnom a menej chybovom.

O to viac je vďaka nižšej chybovosti uznávaný bezpapierový systém najmä pri tvorbe štatistík a reportov, ktoré sú odrazovým elementom v hodnotení prosperity HR oddelenia či celej spoločnosti. Vďaka automatizovanému HR softvéru, ktorého súčasťou je aj podrobná tvorba štatistík, získate dokonalý prehľad o silných aj slabých stránkach vašej spoločnosti. Pri manuálnych procesoch a nepresných odhadoch sú takého hodnotenia len sotva spoľahlivé. Čo je na papieri sa síce zráta, ale len v prípade, že sa naň nezabudne. Automatizácia vytvárania štatistík umožní mať pod kontrolou celé HR na jednom mieste, v krátkom čase hodnotiť skutočné a precízne údaje a ľahko identifikovať potreby vašej spoločnosti, ktoré sú základným stavebným kameňom k zvyšovaniu prosperity.

Automatizácia je výhodná aj z hľadiska bezpečnosti citlivých informácií, s ktorými sa narába či už pri nástupe, výstupe zo zamestnania alebo napríklad aj pri hodnotení dosiahnutých výsledkov a zisku spoločnosti. Tieto HR systémy uchovávajú údaje v bezpečí a sú prístupné len stranám, ktorým je povolené ich zobrazenie.

HR automatizácia – jasná výhra

Umelá inteligencia je bežnou súčasťou každodenného života a čím ďalej, tým viac ovláda aj HR svet. Stále sa však nájdu aj takí, ktorí sa tejto zmeny boja. Až 35% opýtaných recruiterov myšlienka na to, že ich prácu prevezme robot, znervózňuje. Málokto si však uvedomuje, že automatizácia je súčasťou ich práce už dlhé roky. Nie je sa čoho báť. Umelá inteligencia v HR sfére zrejme nikdy nedokáže úplne nahradiť ľudský faktor, keďže má nezastupiteľnú úlohu vo formovaní firemnej kultúry, komfortu zamestnancov v pracovnom prostredí, pozdvihuje odbornosť na pracovisku a umožňuje spolupracovať s ostatnými členmi na plnení cieľov. Toto dokáže v porovnaní s neživými pomocníkmi zabezpečiť iba človek – schopný svoje správanie prispôsobiť a patrične reagovať aj bez naučených vzorcov správania.

Avšak automatizácia v HR dokáže neuveriteľne uľahčiť prácu. HR softvér založený na automatizácii je jednoznačne zárukou zjednodušenia a urýchlenia procesov, zvýšenia produktivity, zníženia chybovosti, zníženia nákladov, zvýšenia prehľadnosti a celkového zvýšenia kvality práce a výberových procesov.