5 tipov na automatizáciu
v komunikácii s kandidátmi

Hľadanie práce stojí uchádzačov nemalé množstvo času a energie. Je preto fér, keď sa im odmena za túto investíciu dostaví v podobe promptného a ústretového prístupu zo strany personalistu. Správna komunikácia je základom pre budovanie dôvery, transparentnosti a lojality. Keď kandidáti cítia, že sú informovaní a rešpektovaní, zvyšuje to ich spokojnosť a motiváciu. Kto však niekedy pracoval v recruitingu, vie, že ozvať sa vždy každému kandidátovi včas, vôbec nemusí byť také ľahké. Dôležitú úlohu môže ale zohrávať automatizácia.

Automatizácia v komunikácii vám pomôže zvýšiť efektivitu tímu a obsadiť voľné pracovné pozície rýchlejšie a jednoduchšie. Je však dôležité nájsť správnu rovnováhu medzi digitalizovanými procesmi a individuálnou starostlivosťou o kandidátov. V nasledujúcich riadkoch sa pozrieme na niekoľko tipov pre efektívne využitie automatizácie v recruitingu.

1. Identifikujte, ktoré kroky zautomatizovať

Začnite tým, že si zmapujete celý výberový proces. Posvieťte si na opakujúce sa procesy, ktoré vám zaberajú veľa času. V ktorých krokoch vám automatizácia pomôže zvýšiť efektivitu a docieliť pozitívnu skúsenosť kandidátov? Môže ísť napríklad o tieto úlohy:

• potvrdzujúce emaily o prijatí reakcie: automatické odpovede uistia kandidáta, že jeho podklady boli prijaté a sú v procese,
• notifikácie: pripomienky o blížiacom sa termíne pohovoru či žiadosti o predĺženie GDPR súhlasu,
• testy a úlohy: ak váš výberový proces zahŕňa testovanie kandidátov, testy môžete odoslať kandidátom automaticky po prijatí reakcie, prípadne aj využiť automatizáciu na spracovanie odpovedí,
• follow-up emaily: pripomienky alebo ďakovné emaily po pohovoroch, ktoré udržujú komunikáciu  na vysokej úrovni,
• blahoželanie k narodeninám: ak kandidát uviedol v životopise aj svoj dátum narodenia, s automatizovanými riešeniami si viete nastaviť aj odoslanie narodeninového emailu na základe vašej šablóny.

Automatizáciou týchto úloh môžete znížiť záťaž na personalistov a zabezpečiť, že kandidáti dostanú vždy promptnú odpoveď. Každý výberový proces však zahŕňa momenty, kde osobný kontakt personalistu zohrávajú zásadnú rolu. Napríklad, prvé telefonické alebo osobné pohovory sú kľúčové pre budovanie vzťahu s kandidátom a detailné porozumenie jeho skúseností a očakávaní. Zadefinujte si preto aj fázy, u ktorých je individuálny prístup kľúčový a prílišná automatizácia by mohla kandidátov skôr odradiť.

2. Prispôsobte komunikáciu na mieru

Vyhnite sa príliš generickým správam. Prispôsobte si emailové šablóny tak, aby zahŕňali aj konkrétne údaje, ako napríklad meno kandidáta, názov pozície či iné špecifické detaily. Moderné nástroje umožňujú použitie zameniteľných tagov, ktoré tieto údaje automaticky vložia do šablón, čím šetria čas a znižujú riziko chýb.

Je tiež dôležité prispôsobiť tón a štýl komunikácie kultúre vašej firmy. Ak je vaša spoločnosť známa svojím neformálnym a priateľským prístupom, mali by to odzrkadľovať aj správy kandidátom. Týmto spôsobom ponúknete konzistentnú skúsenosť od prvého kontaktu až po finálne rozhodnutie.

3. Požiadajte o spätnú väzbu

Začleňte do výberového procesu žiadosť o spätnú väzbu kandidátov. Na základe ich feedbacku prispôsobte stratégie automatizácie tak, aby vyhovovali očakávaniam kandidátov. Čakajú pridlho, kým sa im ozvete? Nastavte si napríklad automatické notifikácie, ktoré vás upozornia na všetkých kandidátov, ktorých ste ešte nekontaktovali.

Spätná väzba od kandidátov vám poskytne cenné informácie o tom, čo v procese funguje a čo je potrebné zlepšiť. Môžete identifikovať oblasti, kde je potrebné zrýchliť komunikáciu alebo zlepšiť kvalitu informácií, ktoré kandidáti dostávajú. Takto budete schopní neustále zlepšovať vaše procesy a zabezpečiť, že automatizácia skutočne prispieva k lepšej skúsenosti kandidátov.

4. Využite správne nástroje

Automatizovať komunikáciu s kandidátmi je možné pomocou rozličných softvérových riešení. Mnohí personalisti sa spoliehajú na ATS (Applicant Tracking System) nástroj, ktorý slúži na evidenciu kandidátov a komplexnú správu výberových procesov. Takýto systém ponúka napríklad možnosť zasielať hromadné emaily či SMS správy pomocou šablón.

S ATS riešením RECRU si navyše viete nastaviť automatické akcie na mieru. Keďže nábor má v každej firme svoje špecifiká, systém vám umožňuje definovať vlastné podmienky pre spustenie automatizácie, a to napríklad automatické emaily po presune kandidáta do niektorej fázy výberového procesu, automatické odoslanie dotazníka po reakcii na váš inzerát či automatické notifikácie po uplynutí GDPR súhlasu kandidátov.

5. Nezabúdajte na ľudský prístup

Automatizácia by v recruitingu nikdy nemala úplne nahradiť ľudskú interakciu. Pri náročnejších úlohách, ako je vedenie pohovorov alebo poskytovanie spätnej väzby, vsaďte na čo najviac osobný prístup. Automatizáciou rutinných úloh však získate omnoho viac času na budovanie vzťahov a dôvery zo strany kandidátov.

Ľudský prístup je a vždy bude ústrednou súčasťou candidate experience. No znalosť toho, kedy automatizovať komunikáciu, vám však môže priniesť dokonalú rovnováhu medzi osobným prístupom a bleskovými reakčnými časmi. Kombináciou týchto dvoch prvkov zanecháte skvelý dojem na kandidátov a prilákate tie najlepšie talenty.

Zaujímavú vás konkrétne príklady využitia automatizácie v praxi? Pozrite si náš webinár, v ktorom na túto tému diskutoval Co-Founder RECRU Slavko Fulek s odborníkmi z firiem ako VÚB banka, YD Capital a Stell+ERP.