TUOCON skrátil čas potrebný na administratívu o 30 % s RECRU

Tuocon Oy je fínska personálna spoločnosť, ktorá sa teší úspechu vďaka kombinácii odborných znalostí a prvotriednych služieb zákazníkom. Členovia Tuocon tímu sú hrdí na svoje vzťahy so zákazníkmi a zakladajú si na úprimnosti a odborných skúsenostiach.

Tím spoločnosti TUOCON, ktorá sa špecializuje na služby Headhunting a Business Coaching, si plne uvedomuje, že technológie a nábor zamestnancov idú ruka v ruke. S cieľom jednoducho monitorovať všetky informácie o kandidátoch a automatizovať repetitívne úlohy sa recruiteri spoločnosti rozlúčili s Excel tabuľkami a začali sa obzerať po ATS riešení (Applicant Tracking System).

Tím však stál pred neľahkou úlohou, keďže hľadali platformu optimalizovanú pre potreby headhuntingu. A to zďaleka nebolo jednoduché. „Väčšine ATS produktov chýbali funkcie, ktoré sme potrebovali, pričom neposkytovali žiaden priestor pre zmeny. Keď sme oslovili tím RECRU, boli pripravení vypočuť naše požiadavky a prispôsobiť riešenie nášmu spôsobu práce,“ potvrdzuje výkonná riaditeľka spoločnosti TUOCON Johanna Eskola. Jednoduchý a logicky dizajn, ako aj ochota prispôsobiť systém na mieru sa stali hlavnými dôvodmi, prečo sa spoločnosť TUOCON rozhodla implementovať RECRU. Po viac ako dvoch rokoch používania tohto nástroja si Johanna nevie predstaviť prácu bez RECRU: „ATS zohráva v našom podnikaní veľmi dôležitú úlohu. Vďaka RECRU máme všetky informácie na jednom mieste, vieme efektívne spolupracovať a poskytujeme našim kandidátom a klientom omnoho lepšiu skúsenosť s našou spoločnosťou.“

Jednoduché zdieľanie dát s klientmi

Pre spoločnosti zamerané na služby Headhunting a Executive Search je dôležité budovať, udržiavať a rozvíjať vzťahy s klientmi. Na nadviazanie dlhodobých partnerstiev venujú personalisti množstvo čas tomu, aby plne pochopili obchodné potreby či organizačnú kultúru klienta.

V spoločnosti TUOCON sa náborový tím zameriava na viac než len na hľadanie ideálnych kandidátov na voľné pozície. Aby poskytovali prvotriedne služby, dbajú na to, aby boli klienti dokonale informovaní o priebehu celého procesu. TUOCON sa preto spolieha na RECRU klientsky portál, ktorý umožňuje automatizáciu zdieľania údajov s klientmi. V tomto jedinečnom rozhraní si klienti vedia jednoducho prezerať životopisy či iné súbory, pridávať poznámky a schvaľovať či zamietať kandidátov. Namiesto toho, aby sa životopisy strácali v množstve e-mailov, si môžu klienti jednoducho zobraziť všetky údaje, ku ktorým im náborový tím povolí prístup.

Podľa konzultanta spoločnosti TUOCON Aska Johansona spočíva hlavný prínos klientskeho portálu v zabezpečení transparentnosti: „Klientsky portál považujeme za jednu z najdôležitejších funkcií RECRU, pretože vďaka nemu je náš proces pre klientov transparentnejší,“ zdôrazňuje. „Pozitívnu spätnú väzbu sme získali aj od našich klientov. Klientsky portál považujú za intuitívny a jednoduchý,“ dodáva Asko. Výkonná riaditeľka spoločnosti TUOCON Johanna vystihla výhody tejto funkcionality týmito slovami: „Klientsky portál v RECRU nám umožňuje prezentovať sa pred klientmi profesionálnym spôsobom.“

Efektívny nábor na Linkedine

S viac ako pol miliardou členov je LinkedIn tým správnym miestom na hľadanie špičkových kandidátov. Asko nám v rozhovore prezradil, že táto sociálna sieť patrí k základným náborovým nástrojom spoločnosti. TUOCON však nábor cez sociálne siete posúva ešte o krok ďalej.

Na zvýšenie efektivity tímu využíva spoločnosť funkcionalitu LinkedIn pluginu. Toto jedinečné rozšírenie prehliadača im umožňuje priamo v rozhraní sociálnej siete zistiť, či sa profil na LinkedIne hodí na ich voľné pracovné pozície. Bez nutnosti prepínať medzi kartami prehliadača dokážu jedným klikom pridávať profily do svojej RECRU databázy. Automaticky sa zároveň načítajú aj relevantné údaje z profilu, a to pomocou CV parsera, ktorý funguje na báze umelej inteligencie. Systém navyše automaticky porovnáva zručnosti kandidátov s výberovými kritériami, na základe čoho vypočítava percento vhodnosti na aktuálne voľné pozície. Kedykoľvek sa personalista vráti k profilu na Linkedine, okamžite sa mu zobrazí história komunikácie, zoznam aktívnych výberových konaní, ako aj poznámky pridané náborovým tímom – to všetko priamo v rozhraní LinkedIn. „LinkedIn plugin je funkcia, ktorú využívame denne. Umožňuje nám šetriť čas, vyhnúť sa duplicitným záznamom a sledovať údaje o kandidátoch bez toho, aby sme museli prepínať medzi oknami prehliadača,“ vysvetľuje Asko.

Skvelý prvý dojem kandidátov

Pohovor je jedným z najdôležitejších míľnikov na ceste uchádzača k novému zamestnaniu. To, aký dojem nadobudne kandidát počas pohovoru, môže mať veľký vplyv na jeho rozhodnutie prijať pracovnú ponuku. Členovia TUOCON tímu sa preto snažia vytvoriť pozitívny zážitok z pohovoru, v čom im pomáhajú aj moderné technológie.

Aby zvládli každý jeden pohovor skutočne profesionálne, spoliehajú sa na RECRU dotazníky pohovoru. Pre každé výberové konanie si vedia nastaviť personalizovanú štruktúru pohovoru so sadou otázok pre kandidátov. Počas pohovoru si personalista jednoducho otvorí tento digitalizovaný dotazník, vďaka ktorému nikdy nestratí prehľad o štruktúre stretnutia. Namiesto zapisovania odpovedí kandidátov na hárky papiera alebo do wordových dokumentov sa všetky poznámky z pohovoru ukladajú priamo v ATS systéme. Prehľadný výstup z pohovoru je okamžite k dispozícii v profiloch kandidátov a je jednoducho prístupný celému náborovému tímu. Kandidáti tak odchádzajú z pohovoru s dojmom, že spoločnosť má organizovaný a profesionálny tím, a je pravdepodobné, že sa o túto pozitívnu skúsenosť podelia so svojimi známymi.

Okrem uvedených funkcií využíva TUOCON aj možnosť publikovania pracovných ponúk na viacero pracovných portáloch z jedného miesta, pokročilé vyhľadávanie, funkcionalitu pipeline, automatizovanú správu GDPR, API napojenie a omnoho viac. Na spolupráci s RECRU si Asko cení predovšetkým aktívnu podporu tímu: „Tím zákazníckej podpory je ústretový a reaguje veľmi rýchlo. Teší nás možnosť pravidelných online stretnutí s tímom RECRU, na ktorých prezentujeme našu spätnú väzbu a dostávame aj užitočné návrhy, ako čo najlepšie využiť funkcie systému.“ Na záver dodáva: „Funkcie RECRU nám pomáhajú zamerať sa na najkvalitnejších kandidátov a skrátiť čas potrebný na administratívu o 30 %.“